מדיניות פרטיות

מי אנחנו

Otio מופעל על ידי [שם העוסק], עוסק הרשום בישראל (מספר עוסק [מספר עוסק]), [כתובת] („אנחנו”). מדיניות זו מסבירה כיצד אנו מעבדים מידע אישי באתר ובאפליקציה, בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, התשמ״א-1981, ולתקנות לפיו, לרבות תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017.

שאלות ובקשות: rudy.a.dev@gmail.com.

התפקידים שלנו

• תיקי הילדים (פרטים, הערות, סיכומים, שאלונים, אבחונים, אירועים, שיחות על ילד/ה, מסמכים שהועלו): המטפל/ת או הקליניקה שמזינים אותם הם בעל השליטה במאגר המידע. Otio מחזיק ומעבד אותם עבורם (מחזיק), רק לצורך מתן השירות, לפי הנחיותיהם ולפי מדיניות זו.
• המידע של המטפלים עצמם (חשבון, התחברות, חיוב, שימוש): Otio הוא בעל השליטה.

הורים או אפוטרופוסים המבקשים לעיין במידע על ילדם, לתקנו או למחקו פונים למטפל/ת או לקליניקה; אנו מסייעים להם להשיב. בקשה שמגיעה אלינו ישירות מועברת לקליניקה.

המידע שאנו מעבדים

• חשבון המטפל/ת: שם, אימייל, שם הקליניקה, מקצוע, תפקיד בקליניקה, סיסמה מוצפנת (hash), מסלול, העדפות, כותרת המסמכים. בהתחברות עם Google: שם, כתובת אימייל ותמונת פרופיל שמסרה Google, ואסימוני ההתחברות ש-Google מחזירה.
• סשנים של התחברות: מזהה סשן, כתובת IP, דפדפן ומכשיר (user agent), תאריכים.
• תיקי הילדים שהמטפל/ת מזין/ה: שם או ראשי תיבות, תאריך לידה, מסגרת חינוכית, סיבת פנייה, היסטוריה רפואית ומשפחתית, פרופיל חושי ופרופיל תקשורת, הערות טיפול והכתבות (השמע מתומלל ואז נמחק), סיכומים, שאלונים ואבחונים עם התשובות והציונים, אירועים, משברים וקשיים, קבוצות.
• קבצים שהועלו: שאלונים ואבחונים להמרה (הקובץ אינו נשמר), תבניות סיכום (טקסט בלבד, השמות מוחלפים), קובצי PDF שנוספו לספריית הקליניקה (הטקסט שלהם ווקטורי החיפוש שלו).
• שיחות עם עמית: ההודעות שלך והתשובות.
• סטטיסטיקות שימוש פנימיות: עמודים שנצפו כתבניות כתובת ללא מזהים (למשל ‎/children/[id]‎) ושמות התכונות שבהן נעשה שימוש עם ערכים טכניים קצרים, המשויכים לחשבון ולמטפל/ת. דבר אינו נשלח לשירות ניתוח חיצוני.
• יומן קריאות לבינה המלאכותית: לכל קריאה, התכונה, הספק, המודל, מספר האסימונים, משך הזמן והעלות המשוערת, המשויכים לחשבון ולמטפל/ת; לעולם לא הבקשה או התשובה.
• התראות התחברות: כשהן מופעלות, כל התחברות שולחת למפעיל הודעת Telegram עם שם המטפל/ת, האימייל, הקליניקה, שיטת ההתחברות, כתובת ה-IP, המכשיר (user agent) והשעה.
• משוב שנשלח מהאפליקציה: ההודעה, הסוג (רעיון, תקלה, אחר) והעמוד שממנו נשלח (כתבנית כתובת ללא מזהים), המשויכים לחשבון ולמטפל/ת. כשהתראות ה-Telegram מופעלות, המשוב מועבר גם למפעיל ב-Telegram עם השם, האימייל והקליניקה.
• חיוב (מסלולים בתשלום): מסלול, סטטוס, מזהי הלקוח והוראת הקבע ב-SUMIT, תאריכי התשלום וסוף התקופה ששולמה. מספר הכרטיס לעולם אינו מגיע אלינו.
• הודעות שנשלחות אלינו באימייל.

למה

• מתן השירות: שמירה והצגה של התיקים, כתיבת טיוטות, המרת שאלונים, מענה לשאלות.
• ניהול החשבונות וההתחברות, אבטחה ומניעת שימוש לרעה (כולל התראות ההתחברות).
• חיוב המסלולים בתשלום.
• מענה לפניות ותמיכה.
• שיפור השירות על סמך סטטיסטיקות השימוש והעלויות, ועל סמך שאלונים שהומרו לא טוב ונשלחו אלינו מבחירה.
• עמידה בחובות על פי דין.

איננו מוכרים מידע אישי ואיננו משתמשים בו לפרסום. המידע על הילדים משמש רק למתן השירות לקליניקה.

מה נשלח לבינה המלאכותית

תכונות הבינה המלאכותית עוברות דרך ספקים חיצוניים. זה מה שכל אחת מהן שולחת אליהם.

לפי תנאי ה-API שלהם, ספקים אלה אינם משתמשים במידע זה לאימון המודלים שלהם; הם עשויים לשמור אותו לזמן מוגבל לצורך זיהוי שימוש לרעה.

לעולם אינו נשלח לבינה המלאכותית

• שם הילד/ה. אם הוא נכתב בהערות או בהודעות, הוא יישלח כפי שנכתב: האפליקציה מתריעה על כך.
• תאריך הלידה: נשלח רק הגיל.
• ההיסטוריה הרפואית והמשפחתית, מלבד התקציר שנשלח לעמית כשבוחרים את הילד/ה (מקוצר, ללא השם).
• השם שלך, שם הקליניקה והכותרת של המסמכים.

נותני השירות שלנו

החברות שמעבדות מידע עבורנו, כפי שהן מוגדרות בשרת הזה.

מה נשמר

בשרתים שלנו (האפליקציה: Fly.io; מסד הנתונים: Supabase): תיקי הילדים, ההערות והסיכומים, השאלונים והאבחונים, המשברים, השיחות עם עמית והטקסט של המסמכים שנוספו לספרייה.

לעולם אינם נשמרים: שמע ההכתבות (מתומלל ואז נמחק), קובצי השאלונים להמרה (נשמרים בזיכרון רק בזמן ההמרה, אלא אם שאלון שהומר לא טוב נשלח אלינו) והשם הפרטי שמוקלד בייצוא, שנשאר בדפדפן.

העברה אל מחוץ לישראל: ספקי הבינה המלאכותית, Google, ‏Telegram וחלק מהחברות שמספקות לנו שירותים נמצאים בארצות הברית או במדינות אחרות; מה שכל תכונה שולחת אליהם מתואר למעלה. העברות אלה נשענות על ההתחייבויות החוזיות של ספקים אלה (תנאי השימוש ותנאי עיבוד המידע שלהם).

למי יש גישה

• רק המטפלים של הקליניקה רואים את הילדים והמסמכים שלה; בעל/ת הקליניקה מוסיף/ה עמיתים.
• הסיסמאות נשמרות מוצפנות (hash), לעולם לא כטקסט גלוי.
• למפעיל Otio יש גישה טכנית למסד הנתונים, לצורכי תחזוקה, אבטחה ותמיכה בלבד. עמודי הניהול מציגים מוני שימוש ועלויות, לא את תיקי הילדים (מלבד שאלון שהומר לא טוב שמטפל/ת בחר/ה לשלוח אלינו).
• רק עוגיות הנחוצות לפעולה (ראו „עוגיות” בהמשך).

השליטה שלך

• מחיקה בכל עת של סיכום, אירוע או מסמך מהספרייה.
• העברת תיק ילד/ה לארכיון. מחיקה סופית עדיין אינה זמינה באפליקציה: אנו מבצעים אותה לבקשת הקליניקה, באימייל.

עוגיות

Otio משתמש רק בעוגיות הנחוצות לפעולתו או להעדפות שלך: ללא פרסום, ללא כלי מעקב וללא סטטיסטיקות של צד שלישי.

האפליקציה שומרת גם באחסון המקומי של הדפדפן את מצב החלונית של עמית (פתוחה או סגורה, השיחה המוצגת). עמוד ההתחברות של Google, כשמשתמשים בו, כפוף למדיניות של Google.

משך השמירה

• תיקי הילדים ותוכן הקליניקה: כל עוד חשבון הקליניקה קיים, אלא אם המטפל/ת מוחק/ת אותם קודם. מחיקה סופית של ילד/ה או של קליניקה נעשית לפי בקשה.
• חשבונות מטפלים: כל עוד החשבון קיים; לאחר סגירתו, מחיקה בתוך [30 יום], ונתוני החיוב נשמרים כל עוד הדין מחייב.
• סטטיסטיקות שימוש ויומן הקריאות לבינה המלאכותית: 365 יום, ואז נמחקים אוטומטית.
• סשנים של התחברות (עם כתובת IP ומכשיר): עד ההתנתקות או תום התוקף; סשנים שפג תוקפם נשארים במסד הנתונים [משך שמירה לקביעה].
• התראות התחברות: בשיחת ה-Telegram של המפעיל, [משך שמירה לקביעה].
• שמע ההכתבות וקבצי השאלונים להמרה: אינם נשמרים.
• גיבויים של מסד הנתונים אצל ספק האחסון: [משך שמירת הגיבויים].
• ספקי הבינה המלאכותית עשויים לשמור את המידע שקיבלו לזמן מוגבל לצורך זיהוי שימוש לרעה, לפי התנאים שלהם.

אמצעי אבטחה

• חיבורים מוצפנים (HTTPS/TLS) בין הדפדפן ל-Otio, ו-TLS מאומת בין האפליקציה למסד הנתונים.
• סיסמאות מוצפנות (hash); סשן בעוגייה שאינה נגישה לסקריפטים של העמוד (httpOnly).
• כל עמוד וכל פעולה בודקים את המטפל/ת המחובר/ת ומגבילים את המידע לקליניקה שלו/ה.
• לפני השליחה לבינה המלאכותית: שם הילד/ה מוחלף, תאריך הלידה מוחלף בגיל, תשובות מזהות בשאלונים מושמטות (ראו למעלה).

אין מערכת מאובטחת לחלוטין: נשמח לדיווח על כל בעיה בכתובת rudy.a.dev@gmail.com.

הזכויות שלך

לפי חוק הגנת הפרטיות, כל אדם רשאי לעיין במידע עליו המוחזק במאגר מידע, ולבקש לתקנו או למחקו אם אינו נכון, אינו שלם, אינו ברור או אינו מעודכן.

• מטפלים: יש לכתוב ל-rudy.a.dev@gmail.com מכתובת האימייל של החשבון. נשיב בתוך הזמנים הקבועים בדין, לאחר אימות הזהות.
• הורים ואפוטרופוסים: יש לפנות למטפל/ת או לקליניקה, בעלי השליטה בתיק הילד/ה; אנו מסייעים להם להשיב. בקשה שמגיעה אלינו מועברת אליהם.

ניתן גם לפנות לרשות להגנת הפרטיות במשרד המשפטים.

מידע על ילדים

Otio מיועד למטפלים בלבד: לילדים ולהוריהם אין חשבון והאתר אינו מיועד להם. המידע על הילדים הוא מידע רפואי, בעל רגישות מיוחדת: הוא מוזן על ידי המטפל/ת, באחריותו/ה ועל בסיס ההסמכה החוקית וההסכמות הנדרשות, נשאר בקליניקה שלו/ה, ושמו של הילד/ה מוחלף לפני כל עיבוד בבינה מלאכותית, כמתואר למעלה.

אירועי אבטחה

אם ייוודע לנו על אירוע אבטחה הנוגע למידע אישי, נפעל להכלתו, נודיע בהקדם לקליניקות הנוגעות בדבר, ונדווח לרשות להגנת הפרטיות ולגורמים נוספים כשהדין מחייב. לגבי המידע על הילדים, הקליניקה מחליטה על יידוע ההורים; אנו מעבירים לה את המידע שבידינו.

שינויים

אנו עשויים לעדכן מדיניות זו; התאריך בראש העמוד מציין את הגרסה התקפה. שינויים מהותיים יפורסמו באפליקציה או באימייל לפני שייכנסו לתוקף.

יצירת קשר

[שם העוסק], מספר עוסק [מספר עוסק], [כתובת]. פניות בנושא פרטיות: rudy.a.dev@gmail.com.